Mes documents engageants pour l’entreprise necessitent une attention reellement particuliere.

vous devez des proteger, garantir leur disponibilite, mais aussi les rendre accessibles sur le long terme. Autant de traitements couverts par le records management, une notion qui se dilue De surcroi®t et puis dans celle de l’archivage a valeur probatoire.

Que faut-il archiver ? Combien de temps libre ?

En dehors des grandes entreprises, peu d’organisations paraissent au fait des enjeux du records management. Il va falloir dire que ce terme anglo-saxon n’a pas vraiment ete adopte, surtout via les PME francaises, ou l’on prefere parler d’archivage voire bien juste de gestion electronique des documents pour designer un concept precis de conservation des informations. «Le records management, c’est l’archivage de l’integralite des documents d’entreprise qui peuvent faire office de preuve et, ce, pendant 1 delai reglementaire impose avec le legislateur», explique Olivier Detour, PDG de Netheos. «Sur le terme anglais on voit tres peu de questions a se poser, on parle vraiment d’enregistrement de piece de preuves. On commence a evoquer le records management a partir des entreprises de taille intermediaire. Il y a, a votre moment-la, une vraie demarche encadree avec des normes et souvent externalisee.» Si le records management renvoie a J’ai gestion des documents engageants pour l’entreprise, quels que soient leurs formes et leurs supports, pourquoi des petites structures, elles aussi tenues de presenter des preuves en cas de litiges, sont-elles eloignees de votre notion, quand elles ne l’ignorent tout simplement pas ? «Les petites entreprises n’ont aucune demarche structuree, les papiers paraissent dans les armoires et des documents electroniques dans les ordinateurs, c’est le chef d’entreprise qui determine quels documents ont d’une valeur, puis nos confie dans bon nombre de cas aux experts-comptables : on voit de fait une certaine forme d’externalisation, votre systeme qui s’est enfile naturellement en place en dehors de la zone de gouvernance de ces responsables», observe Olivier Detour.

Notre sauvegarde, adversaire du records management

«Dans une grosse boutique, un projet de records management est formule de facon politique, on cause gestion des dangers, archivage, on definit des objectifs pour des utilisateurs, a travers une vision tres orientee services», explique pour sa part Noureddine Lamriri, responsable des consultants avant-vente chez Ever Team (gestion de contenus d’entreprise). «A l’echelle d’une PME, la vision se focalise concernant l’operationnel, on s’interroge via l’apport d’un systeme d’archivage d’un avis commode : en tant qu’editeur, notre discours ne a aussi plus la reduction des dangers mais sur l’aspect qualitatif d’une solution. Nous expliquons comment le records management permettra d’economiser de l’espace disque et des couts de maintenance en delestant la GED de documents dont l’entreprise n’a plus besoin dans ses activites operationnelles. Dans une PME, le terme records management a moins d’echo puisqu’il ne voiture aucune notions de ROI. Dans ce genre d’entreprises, l’adversaire du records management c’est la sauvegarde. Il convient convaincre que la mise en place d’un systeme d’archivage degage plus de ressources pour la GED tout en centralisant nos operations de conservation.»

« Les outils de records management ne font gui?re la politique d’archivage mais se mettent a le service. » Noureddine Lamriri, Ever Team

Alors que le constat d’infobesite fera l’unanimite, la multiplication des supports de stockage et les evolutions des formats n’ont jamais autant facilite les operations de conservation des precisions. «Avec la multiplication des volumes et des supports d’informations, le fameux Big Data, les entreprises seront de plus qui plus est confrontees a des problematiques de gestion de leurs donnees et documents, ainsi, de leur tracabilite», souligne Emilie Angaramo, responsable pole conseil du groupe Everial (acces, securite et conservation des precisions). «Selon leurs activites, elles doivent repondre a des exigences legales et reglementaires Afin de lesquelles elles paraissent parfois mal informees et mal organisees».

A travers le record management, ces firmes cherchent a orchestrer la conservation de documents qu’elles veulent pouvoir reutiliser ulterieurement, autrement dit nos documents archives. L’ensemble des documents ne semblent pas toutefois concernes, le champ du records management se restreignant precisement aux documents de preuve ainsi que gestion pour un detenteur. Dans la chaine de conservation, il s’agit precisement des archives dites courantes et intermediaires et non pas des archives definitives.

Un systeme de records management repose i  propos des outils fournis via une GED et un SAE (Systeme d’Archivage Electronique), ainsi, valides par des normes dont l’element central est l’ISO 15 489. Parmi les composants essentiels de la solution millionairematch site de rencontre gratuit, des fonctions qui permettent de deposer des documents, de les classer dans des arborescences, un moteur de recherche et une interface de consultation. Le tout reste cadre avec un referentiel de conservation, une brique qui vise a assurer une agreable gouvernance des records geres avec l’application. Ce referentiel identifie l’integralite des activites d’une boutique sous le prisme des departements (RH, comptabilite, finances, etc.), et fournit Afin de chaque departement une liste des differentes typologies documentaires auxquelles il associe des regles de duree de conservation. Les regles ainsi definies seront automatiquement prises en compte des qu’un document alimente le systeme de records management.

« Un document archive n’est jamais mort, mais constitue au contraire une richesse accessible. » Jean-Marc Rietsch, Fedisa

«Dans le records management, depuis deux grandes etapes, l’elaboration et l’archivage du document», explique Jean-Marc Rietsch, president une Fedisa, la Federation de l’ILM (Information Lifecycle Management), du Stockage ainsi que l’Archivage. «La premiere commence des la creation du document et consiste a renseigner les conditions une conservation de ce document une fois qu’il doit etre archive. Depuis des le commencement une prise en compte du cycle de vie de l’information, Afin de permettre au document d’evoluer au temps libre. Aujourd’hui le commentaire archivage n’est plus forcement approprie, le terme de conservation securisee de precisions numeriques est plus adapte : de quoi a-t-on besoin lorsqu’on reste face a un systeme d’information ? De pouvoir retrouver votre ou des documents le plus rapidement possible et d’y avoir acces L’objectif est de fluidifier ce flux d’informations tout en etant certain qu’une fois les documents recuperes, on est en mesure de pouvoir verifier reellement rapidement leur caractere authentique, un origine et leur integrite».